Tin học văn phòng là một trong những kỹ năng quan trọng trong xã hội hiện nay. Nhưng nhiều người vẫn còn khá mơ hồ chưa biết chính xác Tin học văn phòng là gì? Kỹ năng Tin học cơ bản dành cho văn phòng bao gồm những gì? Có thể tự học Tin học căn bản được không? Bài viết sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc trên.
Nội dung bài viết
Tin học văn phòng là gì?
Tin học văn phòng là cụm từ thường xuyên xuất hiện trong yêu cầu tuyển dụng của các nhà tuyển dụng. Điều này khẳng định Tin học căn bản đóng vai trò rất quan trọng. Tin học văn phòng được xếp vào một nhánh nhỏ trong ngành Công nghệ thông tin. Khi nói đến Tin học cho văn phòng là nhắc đến khả năng xử lý các công việc thường sử dụng trong văn phòng như: thao tác văn bản, bảng tính, trình chiếu…những ứng dụng thường xuyên sử dụng trong các công việc văn phòng hiện nay.
Tầm quan trọng của Tin học văn phòng
Tin học văn phòng nói riêng và Tin học cơ sở nói chung đem đến cho cuộc sống nhiều lợi ích. Thành thạo Tin học căn bản giúp cho việc tìm kiếm và khai thác thông tin trở nên đơn giản và dễ dàng hơn. Các công ty, tổ chức cũng nhờ có Tin học mà quản lý được dữ liệu, thông tin của mình một cách đơn giản, hiệu quả hơn. Việc tính toán, thống kế, tính lương trở nên đơn giản rất nhiều so với cách tính truyền thống. Việc lưu trữ, truyền tải thông tin, dữ liệu cũng trở nên dễ dàng.
Những kỹ năng tin học cơ bản cần nắm được
Các kỹ năng tin học cơ bản được sử dụng trong văn phòng được hiểu đơn giản là những kỹ năng sau:
- Gõ phím bằng 10 ngón tay: Đánh văn bản bằng 10 ngón tay giúp bạn đánh máy một cách linh hoạt, nhanh chóng và ít gõ sai hơn, thậm chí bạn có thể không cần nhìn bàn phím cũng có thể thao tác đánh máy một cách thuần thục.
- Sử dụng phím tắt: Tổ hợp phím tắt giúp các thao tác trên máy tính của bạn trở nên nhanh hơn thay vì chọn thủ công. Những phím tắt giúp cho việc copy, lưu trữ và gửi thông tin, dữ liệu nhanh chóng hơn. Phím tắt cực kỳ hữu dụng nếu bạn sử dụng một ứng dụng nào đó có quá nhiều tính năng như Microsoft Word, Microsoft Excel.
- Sử dụng Email thành thạo: Email là một trong những công cụ không thể thiếu trong bất cư công việc nào. Vì thế, việc sử dụng thành thạo email sẽ giúp công việc trở nên suôn sẻ hơn.
- Sử dụng Word và Excel thành thạo: Công việc văn phòng phần lớn đều liên quan đến Word và Excel, chính vì thế bạn không thể không thành thạo những kỹ năng cơ bản để sử dụng 2 công cụ này.
- Sao lưu dữ liệu: Việc sao lưu dữ liệu trên máy tính sẽ đơn giản hơn nhiều so với phương thức viết văn bản bằng tay và lưu trữ tài liệu trong ngăn tủ. Biết cách nhập dữ liệu, sao lưu dữ liệu quan trọng trong phần mềm máy tính, ổ đĩa hay các thiết bị lưu trữ khác giúp dữ liệu được bảo quản tốt hơn và dễ dàng tìm kiếm khi bạn cần đến.
- Sử dụng phần mềm diệt Virus: Việc quan trọng để bảo vệ dữ liệu quan trọng, tránh trường hợp bị ăn cắp hoặc phá hủy. Bạn nên biết cách sử dụng một vài phần mềm diệt Virus cơ bản để làm sạch máy tính.
>>> Xem thêm: Chứng chỉ ứng dụng công nghệ thông tin cơ bản
Kỹ năng Tin học văn phòng gồm những gì?
Kỹ năng Word trong Tin học văn phòng
Microsoft Word là một công cụ soạn thảo văn bản phổ biến của công ty phần mềm nổi tiếng Microsoft. Ứng dụng cho phép người dùng làm việc với văn bản thô với các hiệu ứng, font chữ, màu sắc và hình ảnh đồ họa, hiệu ứng đa phương tiện như âm thanh, video. Giúp cho việc soạn thảo văn bản trở nên thuận tiện.
Ngoài ra, Word còn hỗ trợ những công cụ khác như kiểm tra lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp trên nhiều ngôn ngữ để hỗ trợ người sử dụng. Kỹ năng tin học văn phòng word có thể kể đến là:
- Nhập liệu văn bản, định dạng đoạn văn, văn bản: Gõ đúng văn phong tiếng Việt, font chữ, cỡ chữ, màu chữ.
- Tạo, chèn, định dạng các loại bảng: Bullet, numbering, căn đoạn, line-spacing, tab, chèn thêm dòng, cột, trộn (merge), tách (split), thay đổi đường viền bảng…
- Chèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đồ: Shape, smartart, clipart
- Chèn ký tự: Symbol; Chèn link (hyperlink), ghi chú (footnote)
- Thiết lập in: khổ giấy, lề in, header, footer, đánh số trang văn bản
- Trộn văn bản: Mail merge
- Bảo mật file: Đặt mật khẩu bảo vệ cho file word
Tin học cơ bản word
>>> Xem thêm: Chứng chỉ tin học cho giáo viên
Kỹ năng Excel trong Tin học văn phòng
Microsoft Excel là ứng dụng bảng tính với nhiều ô được tạo bởi các dòng và cột. Việc thu nhập dữ liệu, lập công thức tính toán trong Excel cũng có nhiều điểm tương đồng với Word. Tuy nhiên Excel có nhiều tính năng tối ưu và có giao diện khá thân thiện với người dùng. Chủ yếu dùng để thiết lập, xử lý bảng, tính toán theo các hàm.
- Tạo lập bảng tính, định dạng dữ liệu trong bảng: Định dạng bảng, định dạng số, trộn (merge), thêm, xóa cột (split)….
- Định dạng tự động văn bản: Định dạng tự động theo yêu cầu, ví dụ như: theo tỉnh, ngày tháng năm,..
- Sử dụng hàm cơ bản trong excel như: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day, Now…
- Sử dụng lọc dữ liệu cho văn bản (Filter) : lọc theo yêu cầu
- Vẽ Biểu đồ: Chart
- Tạo đường link: Hyperlink
- Thiết Lập in, bảo mật file: Page setup, Đặt Password cho file
Kiến thức tin học văn phòng phần Excel
>>> Xem thêm: Chứng chỉ tin học cơ bản
Kỹ năng PowerPoint trong Tin học văn phòng
PowerPoint bao gồm bộ soạn thảo văn bản và thiết lập hệ trình chiếu. Những kỹ năng cơ bản khi sử dụng PowerPoint trong Tin học cơ bản là:
- Chỉnh sửa và vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint như là: Shapes, Smartart, Chart
- Tạo đường link cho văn bản: Hyperlink
- Sử dụng các kiểu trình chiếu và các kiểu thiết kế: Transition, Themes design
- Tạo ra hiệu ứng amination
- Sử dụng slide master
- Bảo mật các file
- Trình chiếu, xuất file sang định dạng PDF
Tin học văn phòng căn bản
Không chỉ cần thiết trong công việc văn phòng, kỹ năng tin học cũng cực kỳ quan trọng đối với những ai đang có ý định dự thi công chức hay chuyển ngạch nâng lương, những sinh viên sắp ra trường chuẩn bị hồ sơ xin việc. Theo quy định mới nhất từ Bộ truyền thông và thông tin, Bộ Nội Vụ, Bộ GD&ĐT, kể từ 10/08/2016, chứng chỉ tin học thông tin 03 sẽ là chuẩn chứng chỉ tin học mới và là điều kiện áp dụng cho các đối tượng dự thi công chức, chuyển ngạch nâng lương,…
Để chuẩn bị hành trang sớm nhất cho tương lai, các bạn nên tự học tin học văn phòng hoặc đăng ký khóa học chứng chỉ tin học cơ bản, chứng chỉ tin học thông tư 03 mới nhất của chúng tôi. Edulife cam kết tỷ lệ đỗ lên 99%. Thời gian học linh hoạt vào các buổi tối và ngày cuối tuần.
Mọi thắc mắc xin vui lòng liên với chúng tôi – Trung tâm Edulife:
Địa chỉ: Số 17, ngõ 167 Tây Sơn, Quang Trung, Đống Đa, Hà Nội
Hotline: 096 999 8253
